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役に立つ管理術、ベスト10

2006年10月26日カテゴリー: インターネット, テクノロジー, プロダクト, 特集

役に立つ管理術、ベスト10

何事にもきちんと管理しないことには、ただ混乱を招くだけ。たった一枚の紙だって山積みになってしまうし、たった1本の輪ゴムも絡まって雪ダルマ式に大きな塊になってしまうかもしれない。目の前のスクリーンに並ぶ無数のファイルは、まもなく可愛い猫ちゃんの壁紙を埋め尽くしてしまうだろう。今日は、管理術に取り憑かれた同僚・ケンのコメントと共に、そんな僕達の“役に立つ管理術、ベスト10”を紹介しようと思う。

さらに！なぜこのテーマが僕にとってそれほど重要なのか、答えはこの記事の最後で紹介します…。

作：ジョン
訳：チエミ

1) 常に片付ける

僕の机とはあまりにも対照的なイメージ

僕のことを知っている人、もしくは僕の机の上を見たことがある人なら、これを読んで笑い転げるに違いない。会社の僕の机の上では、任天堂のノイズが響き渡り、名刺が溢れ、リップクリームや油とり紙などの身だしなみグッズが転がっている。しかし、僕のデスクトップはそれよりは多少マシだ。“整理整頓”という行為は、強迫観念によってやむにやまれてするものではない。仕事場での整理整頓とは（それが机の上でも、スクリーン上でも）、重要な物を近くに置き、そうでない物を遠くに追いやるという「自己調整」でなければならない。

ケン: 僕の机のガラクタは全てアルファベット順に並べられたフォルダの中に保管されています。例えば、鉛筆が必要な時は、“えんぴつ”の「え」のフォルダを探すだけ…。

2) モニターの周りのポストイット

鮮やかな色のポストイットが、仕事を優先順に片付ける手伝いをしてくれる。

誰もが嫌う非常にアナログな手段。ダーウィンの片付け説によれば、モニターの周りにポストイットをベタベタと貼付けることは、手のひらにメモ書きする行為よりワンランク上の程度の進化だ。けれど、この手段が残念なことに…使える。一日中コンピューターの前に座っている人なら、なおのこと。そんな人にとって、モニターは重要な「やることリスト」に簡単にアクセスできる便利なエリアであると言えるだろう。

それにしても、多少散らかって見えると思わないか？僕は、そこがポストイットの人気の理由のひとつじゃないかという気がしている。この視覚的な“散らかり感”が、多忙であるということをアピールし、同僚や周りの友人達に畏敬の念を抱かせるような妙な電波を送るのではないか？そしてこれは、日本の「はちまきを頭に巻く」という観念に似ているのではないだろうか？？

やることが沢山ある…。

はち巻きに「合格」の文字。学生時代に頭に巻いたことのある人も多いのでは？今でも必要な人は、コチラから、どうぞ。

残念なことに、「はち巻きを頭に巻く」という行為は、失われつつある日本の伝統のひとつだ（モニターの周りのポストイットのように）。しかし全盛期に、「はち巻き」は人々の集中力を高め、気合いを入れるために、多くの労働者達の頭に巻かれていた。肉体的な手助け（頭に何かをきつく巻き付けることが、集中に繋がるという説もある）よりも、それはどちらかと言えば、同僚達に対する括弧とした信念と、言葉では言えない「俺にもうこれ以上、仕事をよこすなよ！」というメッセージのシンボルであった。

ケン: 非常に役に立ちます。内容の重要度や状況によって、違う色のポストイットを使用するのも良いでしょう。また、色分けの意味を書いた紙も別に貼っておきましょう。例えば、「青のポストイットは…」という具合に。

3) ヒップスターPDA

ヒップスターPDA

ヒップスターPDAは、管理術をブログで紹介する「43folders」の発明のひとつだ。43foldersは、この発明をパームVのような高価なデジタル携帯情報端末のようなものに例えて、こう説明する…

「あなたのプライベート・ライフや仕事におけるデータのやり取りを調整するための素晴らしいシステム。パソコンなどとの連携や通信も容易で、データ量の増減や、機能を無限に拡張することも可能。」

…そして、クリップで留められたカードの束が映し出されている。

これは人をおちょくった解決策だが、実際役に立つ方法であるとも言える。また、その名付け方もなかなか賢い。これは、“常に物事をオーガナイズしよう”という小さな革命を人々の間に巻き起こした。ヒップスターPDAは、今や愛用者による“プリントアウト用テンプレート”まで開発され、さらに粘着テープをテーマに様々なバージョンが作られるなど、そのコミュニティーはわかに活気づいている。

ケン: カードの束とバインダーのクリップ。天才ですね！

4) メモ帳

「モールスキン」

次は、もう少しプロっぽくて、魅力的で、丈夫で、なおかつ機能性とエレガントさを兼ね備え、持っているだけでどんな人かを語るようなメモ帳を紹介しよう。クリエイティブ系の人なら長年愛用している「モールスキン」（“モグラの皮”の意。実際、モグラの皮で作られている）は、様々な種類が取り揃えられている。

真っ白な紙はメモにもってこい…

…もちろんスケッチにも

僕は今年初めて自分用の「モールスキン」を購入し、とても満足している。この一冊は、今まで述べた全ての解決策（手にメモ書きする、紙をまとめる、顔中にポストイットを貼る、など）に取って代わった。この「モールスキン」を、アップル風に語るなら、「ルックス良し、効率良し。他人のメモ帳を見て、優越感を持つこと間違いなし。」

ケン: 「モールスキン®」。必要不可欠な相棒です。しかし、一冊以上持つと面倒なことになるので、購入は一冊までとしましょう。

5) ホワイトボード

沢山書き込まれたGoogleのホワイトボード

少しづつハイテクな方向に向かってきた…。ホワイトボードは、何度も書いたり消したりするような過程の“アイディア出し”や、“ブレインストーミング”に非常に便利な代物だ。大学やクリエイティブ系の会社のほとんどが、開発チームやクリエイティーブ・チーム内での会議を助長する策として、ホワイトボードに信頼を寄せている。ただ、世の中に自社の秘密が流出しないようにだけ注意して欲しい…。

ケン: ボードの縁を超えて書かないように注意して下さい。ホワイトボード用のペンのインクは、壁に付くと落ちませんし、擦ると余計にヒドくなります…。

6) インボックス

シンプルでいて、とてもエレガントなトレイは、無印良品から。

ユビキタス・インボックス…。その昔、トレイに積まれた無数の経済新聞は、天井にまで届きそうな勢いだった。しかし現在は、インターネットやメールの進化によって、このペーパーレスなオフィスが生まれた。

しか〜し！僕達の生活には、今だこのトレイが存在する。仕事場では紙の書類が減少してゆくのに対し、自宅はそういう訳にはいかない。悲しいことに、僕の公共料金の請求書は今だに普通郵便でやって来る。なので、これらの重要な請求書をトレイに入れることによって、郵便ポストの70％を埋め尽くす出前や宅配サービスのチラシと分けて保管することができる。

ケン: 究極のキャプチャー・デバイス！美しくなければならない理由はありません。空の靴箱でもOKです。

7) デスクトップ・ソフトウェア

ミッドナイト・インボックス

それでは、ハイテクな方向にさらに大きく一歩前進してみよう。こちらは、重要なデータを優先順で管理してくれるソフトウェア。マック・ユーザーへの解決策なら、大人気の「GTD」（“Getting Things Done”- 仕事を成し遂げる技術の略）の方法論に添っているオムニ・グループの「オムニプラン」と新製品の「ミッドナイト・インボックス」（現在はフリーベータ）がおススメ。

ケン: kGTDと組み合わされた「クィックシルバー」は、オーガナイズには最高の手段です。OS Xのみ対応可能。

8) オンライン・ソフトウェア

「Checkpad.jp」

「モンキー・オン・ユア・バック」

“オンライン管理”は、とても人気のあるオーガナイズ方法。その理由は、ひとつのデバイスやコンピューターに縛られることがないから。つまり、インターネットさえあれば、自分がどこにいようがすぐに管理ソフトにアクセスすることができる。

「37signals」は、管理機能に優れたオンライン・ソリューションを提供していると評判だ。例えば、携帯電話からもアクセスできる「checkpad.jp」という日本語の「やることリスト」や、他人に仕事を委託することができるウェブ・アプリケーションの「モンキー・オン・ユア・バック」などを提供している。

ケン: オンライン…ソフトウェア…?

9) 自分より賢い電話

ソフトバンクの新しい携帯「X01HT」スマートフォン。

スマートフォンは、どんどん小さくなるそのサイズに反比例するように、よりパワフルなオペレーション・システムを装備し、高い人気を得ている。西側諸国では、「ブラックベリー」が、携帯電話ビジネスの象徴となったが、ここ日本ではソフトバンクとWillcomのスマートフォンが、今だに消費者の心を捉えている。

これらのスマートフォンは、24時間アクセス可能なメールボックスや、PIMソフトウェアとの互換性の良さ、デスクトップとの同期など、とても役に立つ様々な管理機能を搭載している。さらに、ごく普通の携帯の標準的な機能も兼ね備えている。

ケン: 持ち歩くのを忘れさえしなければ、最高の管理術です。自宅では必ず靴の中に入れて、外出する時に絶対に忘れないよう心がけて下さい！

10) 個人執事

危険！ウィル・ロビンソン！：「ロスト・イン・スペース」のB9ロボット

OK、まだ片付けは完璧には終了していないようだ…。だけど、そう遠くはない！自分用のB9ロボットはまだ買えないけれど、もっと家庭的で、個人的な用途に使えるロボットの開発は進行中だ。例えば、NECの実験的な“ソムリエ”ロボットは、食べ物や飲み物をテイスティングすることができ、さらにそれについてのインフォメーションを与えてくれるという優れモノ。（ちなみに研究者達がセンサーの下に手を置いた時、ソムリエ・ロボットは「ニンゲンノテハ、ベーコンノアジガスル。」と言ったらしい。）

その他にも開発中のロボットには、俳優ロボットや、ちょっと気味の悪い魅惑的なフェムボットの「ココロ」（下）などがある。

ケン: 僕のオススメは、「iRobot Roomba® お掃除ロボット」。モニターにポストイットを貼る場所がなくなったら、ここに貼ってみるのもいいですね。

それで、どうしてこれがそんなに重要なんだい、ジョン？

ビジネスマンを気取る僕

実は、皆さんが今日読んでくれたこの記事は、僕の最後の記事になる…。そう、僕は今日を最後にこのイメージソースとPingMagを去ることになった。僕と同僚のケン（記事に出て来た理由はまさにコレ）は、今後「jonkenpon」という企業をスタートさせ、皆さんが簡単に使えるようなウェブ・ツールを作っていきたいと思っている。僕は今、やる気満々だ！また、同時にアジアにおけるウェブ業界や、僕達が見つけた面白い物について語るブログを同じアドレスで開始する予定。（今後の情報が欲しい人は、「jonkenpon」にメールを送って下さい。）ブログが開設したら、皆さんにもお知らせしたいと思う。

最後に、最高の時間を与えてくれたPingMagとイメージソースの皆にお礼を言いたい。イメージソースは本当に素晴らしい会社で、PingMagチームと過ごした時間も本当に楽しかった。この業界で最も才能のある人達に囲まれ、刺激を受け、ここにいただけで多くを学んだ。そして、僕はPingMagが急速に力を付けてゆくのをこの目で見てきた。これから、もっともっと良くなっていだろうと自信を持って言える。

PingMag読者の皆さん、今まで本当に有難う。PingMagの成功が今後も続いてゆくことを祈っています。

また、いつか…。
ジョン